Datenschutzerklärung XFAIR.app

Allgemein

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und behandeln diese vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere XFAIR.app für iOS und Android (im Folgenden „APP").

Im Weiteren verschlüsseln wir unsere Daten für den Versand, um sicherzustellen, dass Ihre Daten bei der Übermittlung nicht von Unbefugten gelesen werden. Hierbei verwenden wir einen modernen und zulässigen Internet-Sicherheitsstandard.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet Sicherheitslücken aufweisen kann.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser APP ist:

XFAIR GmbH
Elisabeth-Schiermann-Bogen 1
85716 Unterschleißheim
Telefon: +49 (0)89 3090968-0
E-Mail: feedback@xfair.com
Webseite: www.xfair.com

Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Markus Scheid
Elisabeth-Schiermann-Bogen 1
85716 Unterschleißheim
E-Mail: markus.scheid@xfair.com

Zwecke der Verarbeitung und Art der Daten

Mit XFAIR.app haben Sie alle wichtigen Informationen zu Ihrem Event griffbereit.

Die APP bietet die folgenden Hauptfunktionen:

• Login mit Ihrem EMS-Account
• Allgemeine Informationen zum Event
• Informationen zu Ihrer Hotelbuchung
• Übersicht Ihrer Termine im persönlichen Kalender
• Zugriff auf Meetingraum-Kalender
• Telefonbuch mit allen Kontakten die für den Event registriert sind
• Chat Funktion für das Versenden und Empfangen von Chatnachrichten
• Dokumenten Download
• Übersicht aller Emails die aus dem System an Sie versendet wurden (z.B. Registrierungszusammenfassung)
• Verlinkung zur Registrierungswebseite
• Verlinkung zu XFAIR.lead (Lead Capture App)
• Verlinkung zu XFAIR.catering (Catering App)
• Verlinkung zu XFAIR.check-IN (Check-IN/OUT App)

Im Rahmen Ihrer Nutzung der App verarbeiten wir bestimmte Daten automatisch, die für die Nutzung der App erforderlich sind:

• E-Mail und Passwort: diese Information ist erforderlich um Sie als EMS Benutzer und App Benutzer zu authentifizieren.
• App ID/UUID: die ID wird bei der Installation der App automatisch generiert und an unseren Server gesendet und ist für eine eindeutige Identifizierung des mobilen Endgeräts erforderlich.
• Event ID: diese Information ist für den Zugriff auf den entsprechenden Event erforderlich
• Person-ID: diese Information ist für die Nutzererkennung erforderlich
• PIN: diese Information ist für die Registrierung der App erforderlich
• Token für Push-Benachrichtigungen: dieser Token ist nötig, damit beim Versand einer Push-Benachrichtigung das richtige Empfangsgerät angesprochen wird.
• Vor- und Nachname: Diese Information ist für die Anzeige des eingeloggten Benutzers innerhalb des App Menüs sowie für die Anzeige des eingeloggten Benutzers auf dem Check-In/Check-Out Bildschirm erforderlich
• Bild des App Benutzers: Diese Information ist für die Anzeige des Fotos des Benutzers innerhalb des App Menüs erforderlich. Falls kein Foto in EMS gespeichert ist, werden die Initialen des Benutzers angezeigt.
• Informationen wie Gerätetyp, Betriebssystem-Version, Modellnummer, sowie der erweiterte eindeutige App Name, die App Version

Je nach Konfiguration der App können folgende weitere Daten von Ihnen verarbeitet werden:

Modul Telefonbuch:

Personendaten (Vorname, Nachname, Foto, Email, Firma und Adresse, Mobilnummer, Anwesenheitstage, Anwesenheitsstatus)

Modul Kalender & persönlicher Kalender:

Terminbuchungsdaten (Datum, Uhrzeit, Betreff, Meetingraum, etc.)

Modul Hotel Information:

Hotelbuchungsdaten (Hotel, Hoteladresse, Anreise, Abreise, etc.)

Modul Chat:

Chat-Nachrichten (Nachrichtentext, Datum und Uhrzeit der gesendeten und empfangenen Nachrichten, Empfänger und Sender)

Modul Nachrichten:

Emails (Übersicht Ihrer E-Mails die in EMS an Sie versendet wurden, Gelesen-Status)

Rechtsgrundlagen zur Speicherung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten geschieht zum Zwecke der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Allgemeine Speicherdauer personenbezogener Daten

Die Speicherdauer der personenbezogenen Daten richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrags der mit dem Verantwortlichen geschlossen wurde.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen folgende Datenschutzrechte zu:

Gemäß Art. 15 DSGVO Auskunftsrecht der betroffenen Person

Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden verlangen.

Gemäß Art. 16 DSGVO Recht auf Berichtigung

unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

Gemäß Art. 17 DSGVO Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden")

die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Gemäß Art. 18 DSGVO Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Artikel 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

Gemäß Art. 20 DSGVO Recht auf Datenübertragbarkeit

Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

Gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruchsrecht

Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.

Gemäß Art. 7 (3) DSGVO Widerruf der Einwilligung

Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen.

Gemäß Art. 77 DSGVO Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben jederzeit anzupassen.

Stand Mai 2022