Datenschutzerklärung XFAIR.lead App

Allgemein

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und behandeln diese vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere XFAIR.lead App für iOS und Android (im Folgenden „APP“). In ihr werden Art, Zweck und Umfang der Datenerhebung im Rahmen der APP-Nutzung erläutert.

Wir treffen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben sowie unter Berücksichtigung des Stands der Technik umfassende technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen. Dennoch kann bei der Datenübertragung im Internet ein absolut lückenloser Schutz vor dem Zugriff durch Dritte nicht vollständig gewährleistet werden.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung im Rahmen dieser APP ist:

XFAIR GmbH
Elisabeth-Schiemann-Bogen 1
85716 Unterschleißheim

Telefon: +49 (0)89 3090968-0
E-Mail: feedback@xfair.com
Webseite: www.xfair.com

Hinweis zur Rolle des Anbieters

Die XFAIR GmbH (folgend der Anbieter) ist Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit diese im Zusammenhang mit der Nutzung der APP zu Demo- und Testzwecken erfolgt. Erfolgt die Nutzung der APP im Rahmen von Projekten mit Geschäftskunden des Anbieters ist der jeweilige Kunde Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO und der Anbieter Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO. In diesem Zusammenhang verarbeitet der Anbieter die Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO und auf Weisung des Kunden.

Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Markus Scheid
Elisabeth-Schiemann-Bogen 1
85716 Unterschleißheim

E-Mail: markus.scheid@xfair.com

Allgemeine Speicherdauer personenbezogener Daten

Vorbehaltlich abweichender oder konkretisierender Angaben innerhalb dieser Datenschutzerklärung werden die von dieser APP erhobenen personenbezogenen Daten gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Sofern eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung oder ein sonstiger gesetzlich anerkannter Grund zur Speicherung der Daten (z. B. berechtigtes Interesse) besteht, werden die betreffenden personenbezogenen Daten nicht vor Wegfall des jeweiligen Aufbewahrungsgrundes gelöscht.

Speicherdauer im Rahmen der Auftragsverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung verarbeitet werden, richtet sich die Speicherdauer nach den Vorgaben des jeweiligen Kunden als Verantwortlichem. Der Anbieter verarbeitet und speichert die Daten ausschließlich im Rahmen der Weisungen des Kunden und löscht diese nach dessen Vorgaben bzw. nach Beendigung des Auftrags, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlagen zur Speicherung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur zulässig, wenn eine wirksame Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten besteht. Sofern wir Ihre Daten verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, zum Zwecke der Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder aufgrund berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die stets mit Ihren Interessen abgewogen werden. Die jeweils einschlägigen Rechtsgrundlagen werden ggf. an gesonderter Stelle im Rahmen dieser Datenschutzerklärung konkretisiert.

Soweit personenbezogene Daten im Rahmen einer Auftragsverarbeitung verarbeitet werden, erfolgt dies gemäß Art. 28 DSGVO auf Weisung des jeweiligen Kunden als Verantwortlichem.

Verschlüsselung

Die APP nutzt aus Gründen der Sicherheit und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine Verschlüsselung nach dem Stand der Technik. Dabei kommen anerkannte und etablierte Sicherheitsverfahren zum Einsatz. Durch diese Verschlüsselung wird verhindert, dass die Daten, die Sie übermitteln, von unbefugten Dritten mitgelesen werden können.

Zweck der Verarbeitung

Die APP dient der digitalen Erfassung und Verwaltung von Kontaktdaten sowie der Qualifizierung von potenziellen Geschäftskontakten (Leads).

Hauptfunktionen der APP

• Anmeldung über Ihren EMS-Account
• Erfassung von Kontaktdaten durch Scannen von Visitenkarten, vCards oder Messetickets
• Qualifizierung von Leads über ein benutzerdefiniertes Formular zur Datenerfassung
• Ergänzung von Kontakten durch Notizen und zusätzliche Bilder
• Zugriff auf sowie Bearbeitung aller erfassten Leads innerhalb der App-Historie

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Demo- und Testnutzung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Bereitstellung und Nutzung der Demo-Version der APP.

Dies umfasst insbesondere die Veranschaulichung der Funktionalitäten der APP, die Simulation typischer Anwendungsfälle, sowie die Überprüfung der technischen Funktionsfähigkeit.

Für die Nutzung der Demo-Version ist eine Registrierung der APP erforderlich. Diese erfolgt mittels einer vom Anbieter vergebenen PIN. Der anschließende Test-Zugang erfolgt über ein bereitgestelltes Benutzerkonto im XFAIR Demo EMS (Event Management System).

Erfassung personenbezogener Daten im Rahmen der APP-Nutzung

Allgemein

Im Rahmen Ihrer Nutzung der APP werden bestimmte Daten automatisch verarbeitet, die für die Nutzung der APP erforderlich sind:

• E-Mail und Passwort: diese Information ist erforderlich um den Nutzer als EMS Benutzer und App-Benutzer zu authentifizieren.
• App ID/UUID: die ID wird bei der Installation der APP automatisch generiert und an unseren Server gesendet und ist für eine eindeutige Identifizierung des mobilen Endgeräts erforderlich.
• Event-ID: diese Information ist für den Zugriff auf den entsprechenden Event erforderlich.
• Person-ID: diese Information ist für die Nutzererkennung erforderlich.
• PIN: diese Information ist für die Registrierung der APP erforderlich.
• Vor- und Nachname: Diese Information ist für die Anzeige des eingeloggten Benutzers innerhalb des App-Menüs erforderlich.
• Informationen wie Gerätetyp, Betriebssystem-Version, Modellnummer, erweiterter eindeutiger App-Name, App-Version: Der Zugriff auf diese Informationen erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da er unbedingt erforderlich ist, um den vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, insbesondere zur Unterstützung im Bereich des Endnutzer-Supports sowie zur Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit der APP.

Im Rahmen der Nutzung der APP zu Demo- und Testzwecken können Daten in dafür vorgesehene Eingabefelder eingegeben und verarbeitet werden. Es handelt es sich in der Regel um Kontaktdaten, wie sie typischerweise auf Visitenkarten enthalten sind (z. B. Name, Unternehmen, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, etc.) sowie sonstige im Rahmen der Nutzung eingegebene Informationen. Die Demo-Version ist jedoch ausschließlich für die Verwendung mit Test- oder fiktiven Daten vorgesehen. Eine Verarbeitung realer personenbezogener Daten ist im Rahmen der Demo-Nutzung nicht zulässig. Das Demo-System ist als allgemein zugängliche Testumgebung ausgestaltet und kann auch von anderen Interessenten zu Testzwecken genutzt werden.

Sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen, ist hierfür eine entsprechende datenschutzrechtliche Grundlage sicherzustellen. Dies kann den Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter gemäß Art. 28 DSGVO voraussetzen.

Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Speicherdauer

Die im Rahmen der Demo- und Testnutzung verarbeiteten Daten werden für einen Zeitraum von 28 Tagen gespeichert und anschließend automatisch gelöscht. Dies umfasst sowohl den bereitgestellten Testzugang als auch sämtliche Daten, die im Zusammenhang mit diesem Testzugang erfasst wurden.

Verwaltung von Testzugängen

Zur Bereitstellung und Verwaltung von Demo-Zugängen wird intern dokumentiert, welche Testzugänge welchen Personen zugeordnet wurden. Diese Zuordnung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Verwaltung der Testzugänge, der Nachvollziehbarkeit der Nutzung sowie zur Unterstützung bei Supportanfragen.

Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherdauer

Die im Rahmen der Verwaltung von Testzugängen verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Bereitstellung und Nutzung des jeweiligen Testzugangs erforderlich ist. Spätestens nach Ablauf von 28 Tagen nach Vergabe des Testzugangs werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Visitenkartenscan

Zur automatisierten Erfassung der auf Visitenkarten enthaltenen Kontaktdaten setzen wir den Cloud-Dienst Google Cloud Document AI ein. Das Bild der Visitenkarte wird hierzu an den Dienst übermittelt, automatisiert ausgewertet und die erkannten Kontaktdaten an die App zurückgegeben. Die Daten werden zunächst verschlüsselt lokal auf dem mobilen Endgerät gespeichert. Erst nachdem Sie die Übermittlung ausdrücklich auslösen, werden die Kontaktdaten an unseren Server übertragen und in unserer Datenbank gespeichert. Google Cloud wird hierbei ausschließlich als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO eingesetzt. Die Verarbeitung erfolgt in der Google-Cloud-Region EU (European Union).

Nach den für Google Cloud geltenden Vertragsbedingungen werden Daten nicht zum Trainieren oder Fine-Tuning von KI- oder Machine-Learning-Modellen verwendet, sofern der Kunde dies nicht ausdrücklich genehmigt oder anweist. Eine solche Genehmigung oder Anweisung wird von uns nicht erteilt.

Zugriffsrechte der APP

Zur Bereitstellung unserer Dienste benötigt die APP Zugriff auf bestimmte Funktionen Ihres Endgeräts.

Kamera

Der Zugriff auf die Kamera ist erforderlich, um die Funktion des Visitenkarten-Scans bereitzustellen.

Ihre Rechte

Unter den angegebenen Kontaktdaten können Sie gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) jederzeit folgende Rechte ausüben:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO),
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO) und
• Datenübertragbarkeit, sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder einen Vertrag mit uns abgeschlossen haben (Art. 20 DSGVO).

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden, z. B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns als verantwortliche Stelle zuständige Behörde. Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweiligen Rechtsgrundlagen, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir die betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die der Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet.

Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben jederzeit anzupassen.