Automechanika 2024 in Frankfurt

Die Aufgabe

Bei dieser Messe ging es für unseren Kunden darum, seine Mitarbeiter über eine Registrierung im Vorfeld anmelden und dabei das Hotel-Management abwickeln zu können. Zusätzlich waren die Meetingraum-Verwaltung, das Catering und die Anwesenheitserfassung für den Kundenabend sowie das Guest-Management wichtige Themen, bei denen wir unsere Unterstützung anbieten konnten. Außerdem galt es die Internetversorgung und Verkabelung für das gesamte Forum (ca. 3.000m² Fläche) der Messe Frankfurt sicherzustellen.

Die Umsetzung

Zu allererst konfigurierten wir mithilfe unserer web-basierten Event-Management-Software (EMS) eine Online-Registrierung, bei der sowohl unser Hotel-Modul als auch das Modul zur Meetingraum-Verwaltung aktiviert wurden. Dadurch konnten die Teilnehmer sich nicht nur zur Messe anmelden, sondern im gleichen Zug den Bedarf an einem Hotelzimmer und gegebenenfalls an Meetingräumen auf dem Stand unseres Kunden anmelden.
Die Meetingräume wurden durch unsere Ansprechpartner mit so genannten Admin-Zugängen zugewiesen, während unser Customer-Care-Team die Verwaltung der Hotelkontingente und die generelle Kommunikation mit den Hotels unter Beachtung der Stornofristen und dergleichen übernahm.

Nach Abschluss der Registrierung wurde den angemeldeten Teilnehmern ihr jeweiliges Messeticket und die Informationen zu ihrer Hotelbuchung per E-Mail aus dem XFAIR-System zugestellt. Unser Service beinhaltete zudem ein weitschweifendes Guest-Management: Für den Kunden wurde ein individuelles Postfach für alle Anliegen rund um die Themen Anwesenheit, Tickets und Hotelbuchungen angelegt.

Mit unserer Catering-App konnten wir eine weitere praktische Lösung anbieten. Mit ihr konnten die Messe-Teilnehmer sowohl im Catering-Bereich als auch in den Meetingräumen, beziehungsweise an den zusätzlichen Besprechungstischen, eigenständig mit einem von uns zur Verfügung gestellten iPad ihre Bestellungen aufgeben.

Für die Anwesenheitserfassung am Kundenabend entwickelten wir für diesen Kunden eine neue Lösung: mit unseren Self-Service-Stelen konnten sich die Teilnehmer selbst mit dem ihnen zugesandten QR-Code einchecken. Nach dem Scan wurden die Namensschilder innerhalb kürzester Zeit direkt an der Stele bedruckt und dem Teilnehmer zur Verfügung gestellt. Der komplette Vorgang geht im Übrigen ohne zusätzliches Personal von statten.

Durch die Größe der Standfläche musste die Netzwerkplanung besonders sorgfältig durchdacht werden. Das gesamte Forum der Messe Frankfurt wurde von XFAIR mit WLAN versorgt, sodass ein entsprechendes Netz mit mindestens 1.000 freien IPs eingerichtet werden musste. Da im Gebäude keine Doppelböden vorhanden sind, musste unser Technik-Team die Verbindungen größtenteils über die VLANs der Frankfurter Messe herstellen. Die Accesspoints wurden im Rigg verteilt. Wie immer galt es, die Kabel möglichst unsichtbar zu verlegen und die Fluchtwege zu jeder Zeit frei zu halten.

Unsere Leistungen

Hardware:

• 6 Self-Service-Stelen

• 15 IPads

• 5 Arbeitsplätze an 2 Infotheken

• 1 Drucker

• WLAN-Netzwerk

Software:

• Online-Registrierung

• Hotel-Management

• Meetingraum-Verwaltung

• Catering-App

Das Ergebnis

Durch unsere flexiblen und miteinander kombinierbaren Lösungen konnten wir dem Kunden ein Rundum-Sorglos-Paket zusammenstellen, welches individuell auf die im Vorfeld besprochenen Anforderungen zugeschnitten wurde. So konnten Anmeldung, Ticket-Versand und Hotel-Planung innerhalb einer Lösung abgedeckt werden.

Vor Ort waren wir mit der Feuertaufe unserer Neu-Entwicklung für die Self-Service-Stelen am Kundenabend vor Start der Messe durchaus zufrieden und freuen uns, sie bald auf weiteren Veranstaltungen zur Verfügung stellen zu dürfen.
Mit zwei Infotheken konnten wir zudem ein effizientes und übersichtliches Standmanagement gewährleisten. Vier Arbeitsplätze wurden an der Haupttheke eingerichtet und ermöglichten den Hosts und Hostessen sich um allgemeine Anliegen der Standbesucher zu kümmern. Für die Meetingraum-Verwaltung setzte unser Technik-Team einen weiteren Arbeitsplatz an einem Helpdesk ein. Dort konnten die Teilnehmer zu ihren bereits im Vorfeld gebuchten Räumen gelotst und kurzfristig entstandene Termine verwaltet, also den fünf zusätzlich organisierten Tischen zugeteilt werden.

Ein besonderes Highlight der Zusammenarbeit war für das XFAIR-Team die gute Kommunikation – in erster Linie natürlich mit unserem Kunden – aber auch mit der Messe Frankfurt und dem Messebauer beziehungsweise der Standtechnik, sowie die kompetente IT vor Ort.