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Einladungs-Management

Unternehmen wünschen sich bei Messen, Kongressen, Events und anderen Großereignissen zahlreiche Gäste. Je größer die Zahl der Teilnehmer, desto höher sind jedoch gleichzeitig auch die Anforderungen an das Einladungs-Management. Von der inhaltlichen Gestaltung über das Datenhandling bis hin zur Übersetzung in die gewünschten Landessprachen gilt es hier, ganz unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen.

XFAIR übernimmt das weltweite Einladungs-Management

Dank unserer Event Management Software EMS sind wir in der Lage, Sie als Projektverantwortlicher bei Ihrem Einladungs-Management optimal zu unterstützen. XFAIR übernimmt dabei beispielsweise die Übersetzung Ihrer Einladungsschreiben in alle vorgesehenen Landessprachen und bringt den Versand per Post und E-Mail auf den Weg. Dabei agieren wir weltweit und unabhängig von der gewünschten Veranstaltungsgröße. Auf Wunsch bieten wir zudem personalisierten Druck, Konfektionierung und Portooptimierung an. Selbstverständlich legen wir bei XFAIR dabei großen Wert auf den verantwortungsvollen Umgang mit Namen und Adressdaten zur Gewährleistung des Datenschutzes.

 

Sie wünschen sich Unterstützung bei Ihrem Einladungs-Management?

Dann berichten Sie uns von Ihrer geplanten Veranstaltung. Wir beraten Sie daraufhin gerne zu den Möglichkeiten, wie XFAIR Sie bei Ihrer Messe oder Ihrem Event begleiten kann.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!

BACKOFFICE-SERVICES

Nach der Einladung und Anmeldung von Teilnehmern für ein Großereignis, bedarf es einer gut funktionierenden Teilnehmer-Betreuung. Denn stets treten Fragen oder Wünsche zu Tage, die rund um die Uhr und zur vollsten Zufriedenheit beantwortet werden müssen. Hinzu kommt eine Vielzahl weiterer organisatorischer Notwendigkeiten wie z.B. die Ausstellung von Besucherausweisen, das Ticketing oder die Einrichtung von Shuttle-Services.

HOTEL-MANAGEMENT

Die vielen Besucher einer Veranstaltung benötigen selbstverständlich auch ein entsprechendes Kontingent an Unterkünften. Da kann es zu Zeiten einer Messe, eines Kongresses oder eines sonstigen Events knapp und teuer werden. Umso besser, wenn ein gut funktionierendes Hotel-Management dem vorbeugen kann.

LEAD-MANAGEMENT

Bei Messen, Kongressen und anderen Events gilt die Generierung von Leads – also erfolgreichen Kontakten zu Personen der Zielgruppe (zum Beispiel potenziellen Kunden) – als zentraler Erfolgsfaktor. Entsprechend wichtig ist es, Leads zu erfassen und zu messen. Grundvoraussetzung dafür ist ein bestens funktionierendes Lead-Management, an das die Besucherregistrierung angeschlossen ist und das jeden qualitativen Kontakt auswertet.

ONLINE-REGISTRIERUNG

Der Umgang mit Namen und Adressdaten im Zusammenhang mit einer Messe oder einem Event erfordert Geschick und System. Und dies trifft schon auf die Datenerfassung zu. Zum einen gilt es, die Daten richtig zu kanalisieren und dabei den Überblick über die Steuerung der Veranstaltung zu behalten. Zum anderen ist sorgsam auf den richtigen Umgang im Sinne des Datenschutzes zu achten.