Abteilungsleiter Tim Douglas im Interview
Zum Rundum-sorglos-Paket, welches XFAIR seinen Kunden für Events aller Art und insbesondere Messen anbietet, gehört neben den vielfältigen Software-Lösungen auch eine große Auswahl an Hardware. Worauf es hierbei ankommt, erzählt uns Abteilungsleiter Tim Douglas im Gespräch.
Herr Douglas, der Begriff Hardware im Event-Kontext mag für den Laien schwer einzuordnen sein und wird gerne mal mit dem eigentlichen Messebau verwechselt. Welche technischen Geräte werden seitens XFAIR hier eingesetzt und welchen Stellenwert haben sie im Eventbereich?
Hardware ist ein sehr umfangreiches Wort, da ist ja alles mitinbegriffen. Auch bei uns ist es so: Wir bieten unglaublich viel an, von der Firewall – also dem ersten Kontaktpunkt nach außen hin auf der Messe, was Netzwerk angeht – bis hin zum Drucker und Tablet. Eigentlich alles, was digital ist, können wir anbieten, um dem Kunden dann natürlich auf der Messe in dieser Art und Weise zu helfen. Unsere Kernkompetenz in der Technikabteilung ist allerdings die Netzwerkverteilung, auf gut Deutsch gesagt, Internet auf den Messestand zu bringen und auch da Ausfallsicherheit zu gewährleisten, damit heute in der digitalen Welt der Messeauftritt funktioniert.
Wie gestaltet sich der Workflow vor, während und nach einer Veranstaltung? Im Software-Bereich wird hochgradig individualisiert gearbeitet, wie übersetzt sich das analog in den Hardware-Bereich?
Da ist es eigentlich sehr ähnlich zum Software-Bereich. Die meisten unserer Kunden kommen ja immer wieder, auch immer wieder auf die gleichen Messen. Dennoch ist jede Messe einzigartig, auch wenn es derselbe Kunde ist. Bedeutet: Jedes Jahr kommt irgendetwas Neues mit dazu, etwas Anderes fällt weg, die Kunden wollen natürlich immer up-to-date sein und die neuesten Sachen präsentieren. Das spiegelt sich natürlich auch in den Geräten, die wir zur Verfügung stellen, wieder. Je nachdem, wie groß so ein Messestand ist, müssen wir natürlich anders planen und die Voraussetzungen von Kundenseite einbeziehen.
Diesbezüglich möchten wir den Kunden bestmöglich erweiternd beraten, aber eben auch seine Anforderungen aufnehmen und umsetzen. Bei einem Stand mit zehn Mitarbeitern reicht beispielsweise ein kleines Netzwerk mit Firewall, Switch und Access-Point für WLAN. Sind aber circa 3000 Mitarbeiter auf dem Stand, plus Kunden, muss man da natürlich ein bisschen größer auffahren, und dann eben auch die Redundanz dahinter gewährleisten und der Größenordnung entsprechend unterschiedlichste Hardware für den Stand bieten. Sei es ein Catering-System mit Bon-Drucker und Handheld, wie man es in jedem Restaurant heutzutage kennt oder der simple Drucker, über den man von seinem Handy doch schnell etwas ausdrucken möchte, weil Papierform doch noch genutzt wird. Ein wichtiger Bestandteil ist die Infotheke, die die erste Anlaufstelle für jeden Besucher ist, mit Telefonfunktion, um den jeweils zuständigen Mitarbeiter erreichen zu können. Vor allem auf einem vollen Messestand, auf dem man mal schnell die Übersicht verliert, wer denn jetzt wo zu finden ist, ist das ein wichtiges Feature. Je nach Kundenstand und Kundenwunsch wird die Hardware dementsprechend ausgewählt, dem Kunden vorgeschlagen oder präsentiert und dann nach seinen Wünschen und Sicherheitsstandards, aber natürlich auch unseren Sicherheitsanforderungen laut ISO-Norm und neuestem Stand der Technik konfiguriert.
Wir haben bei uns in der Technikabteilung einen so genannten Konfig-Bereich, wo die Konfiguration der einzelnen Projekte stattfindet. Wir nennen sie immer liebevoll Konfig-Us, diese sind immer aufgebaut wie ein großes U aus Stehtischen. Hier bauen wir die komplette Hardware, die wir mit auf Messe nehmen, vor der Messe einmal auf und konfigurieren sie, setzen sie auf, auch segmentweise. Wenn wir Zwischenverteiler, Teilabschnitte oder externe Räume auf Messen haben, die wir mitbetreuen müssen, bauen wir das auch genauso auf, dass es dann vor Ort nur noch Plug and Play ist. In diesem Zuge kommt dann auch die Software mit ins Spiel und wird mit der Hardware zusammen getestet, damit auch das Zusammenspiel reibungslos funktioniert. Sei es die Anwahl-Technologie, das automatische Ausdrucken von Badges, also Namensschildern, auf Messe… all diese Möglichkeiten, oder Catering-Systeme, Shop-Systeme. Das ist ja alles individuell, sei es Software, Hardware, es kommt immer was Neues mit dazu und das muss natürlich auch zusammenlaufen. Deshalb bauen wir das alles einmal hier auf, um Fehlerquellen auf der Messe zu vermeiden.
Auch das Thema Vor-Ort-Betreuung ist etwas, wofür uns unsere Kunden, glaube ich, sehr schätzen, da wir bei den meisten etwas größeren Ständen immer mindestens einen Techniker vor Ort haben, der supported, sei es jetzt bei einem Stromausfall auf Messe, Papierstau im Drucker oder einfach nur eine simple Frage zum Handy oder zur Bedienbarkeit der jeweils gebuchten App. Was auch sehr häufig vorkommt sind private Fragen, die mit unserem System gar nichts zu tun haben: „Hey, ich habe ein Problem mit meinem iPhone.“. Wir schauen uns das einfach gerne an. Wir sind immer vor Ort, immer bereit, immer ansprechbar, immer präsent, aber halten uns im Hintergrund auf, weil wir natürlich den Messe-Flow nicht stören wollen. Wir haben meistens einen Technik-Raum, wo wir uns einen Arbeitsplatz einrichten, wo wir oftmals schon für die nächsten Messen vorbereiten und planen, auch teilweise mit unseren Kunden vor Ort auf dem Stand. Die Standleitung gibt uns in solchen Meetings häufig direkt Feedback, was ist gut gelaufen, was können wir nächstes Mal optimieren, wo können wir ansetzen und neue Ideen schaffen, die wir für den nächsten Messeauftritt dann eben schon mit aufnehmen und vorbereiten können.
Die Nachbereitung wird für uns auch immer wichtiger und aufwändiger und hat denselben Stellenwert wie die Vorbereitung. Durch die ganzen Datenschutzbestimmungen und IT-Security-Vorgaben ist der Aufwand sehr groß geworden, muss aber natürlich ordnungsgemäß und sehr gepflegt abgearbeitet werden. Beispielsweise müssen wir dokumentieren wie und wann von wem welches Produkt zurückgesetzt und bereinigt wurde, Daten gelöscht wurden. Um diese Maßnahmen durchzuführen, bauen wir jedes Projekt nach der Messe nochmal in der Firma auf. Nach der Nachbereitung kommen die Sachen in die Hände unseres Warehouse-Managers, der sicherstellt, dass die Geräte auch äußerlich nicht beschädigt wurden, und den Bestand dokumentiert.
XFAIR verfügt über ein eigenes Kontingent an Hardware, das den Kunden bei Bedarf auf Mietbasis zur Verfügung gestellt wird. Wie stellt das Unternehmen sicher, dass die Technik auf dem aktuellsten Stand ist und dem „State of the Art“ entspricht?
Beim Einkauf recherchieren wir immer. Einerseits kommt es oftmals auf den Kunden drauf an, wenn er etwas Spezielles möchte. Dann beraten wir ihn in der Art und Weise – oftmals kommt er mit einem genauen Produkt an und sagt „Hey, schau mal hier, das ist cool, das will ich.“. Wir gucken uns das an, schauen ob es vergleichbare, teilweise auch professionellere Geräte gibt, die einfach langlebiger sind, wo es längere Updates und auch Sicherheits-Patches gibt. Das ist immer ein wichtiger Faktor beim Einkauf von neuer Hardware: wo kaufst du ein, was für eine Serie ist das, wie lange wird die noch weiter produziert, wie lange gibt es Sicherheits-Patches und normale Updates bzw. Firmware-Updates für dieses Gerät, das kommt immer ganz auf die Art von Gerät an. Aber das spielt deshalb immer eine ganz große und entscheidende Rolle bei der Hardware, um zu gewährleisten, dass wir dieses Produkt, was oftmals auch nicht ganz günstig ist, auch langfristig einsetzen können und, damit die Kaufentscheidung auch eine nachhaltige ist.
Wie Sie sehen, ist das Thema Hardware im Messebereich wesentlich komplexer als ledigliches zur Verfügung stellen von Bildschirmen oder Telefonen. Die Systemintegration im Zusammenspiel mit unseren diversen Software-Lösungen und Apps ist das A und O, um einen flüssigen Messeverlauf zu garantieren. Dies schreiben wir uns bei XFAIR besonders auf die Fahnen. Sollten Sie nun neugierig geworden sein oder detailliertere Fragen aufkommen, so können Sie diese gerne direkt über unser Kontaktformular an uns richten.
