EuroBLECH 2024 in Hannover

Die Aufgabe

Dieses Mal benötigten unsere Kunden jeweils ein Registrierungstool, mit dem sowohl Ticketing als auch Hotel-Management abgewickelt werden konnten. Zudem wurde eine Lösung für das Stand-Management und die Meetingraum-Verwaltung angefragt.

Neben der Ausstattung einer Infotheke mit den Arbeitsplätzen für das Standpersonal inklusive Netzwerk wurden auf technischer Seite das Einrichten von XFAIR-Software auf kundeneigener Hardware benötigt.

Die Umsetzung

Das XFAIR-Team setzte zum einen eine Online-Registrierung auf, die es den Mitarbeitern auf Kundenseite ermöglichte sich bei der Anmeldung für den Messedienst direkt ein Ticket zu ordern. Im selben Prozess konnten bereits im Vorfeld Meetingräume gebucht werden. Über die von den XFAIR-Technikern angebrachten iPads konnte die Belegung des jeweiligen Raumes angezeigt werden. Der Messestand dieses Kunden wurde von XFAIR an der Infotheke mit Telefonen und Internet ausgestattet, sodass dort die Besucher problemlos über unsere Stand-Management-Lösung mit ihren Ansprechpartnern in Verbindung gebracht werden konnten. Für dieses Projekt nahmen die Vorbereitungen zweieinhalb Monate in Anspruch.

Zum anderen wurde eine Online-Registrierung benötigt, die sowohl Mitarbeitern als auch geladenen Besuchern verfügbar gemacht werden konnte. Zu diesem Zweck wurden mehrere Registrierungsgruppen konfiguriert, bei denen zwischen Mitarbeitern, Besuchern und Delegationen unterschieden wurde. Auch in diese Online-Registrierung wurde die Meetingraum-Verwaltung eingegliedert, ebenso wie das Hotel-Management. Letzteres beinhaltete die Verteilung der angefragten Buchungen über die vom Kunden akquirierten Hotel-Kontingente. Die Anmeldung am Messestand für Mitarbeiter wurde mit dem XFAIR Check-In Tool abgewickelt. So erhielt das Standpersonal nach Abschluss der Registrierung eine E-Mail aus dem XFAIR-System, mit der sich die Mitarbeiter mittels Scan des E-Tickets ein- bzw. auschecken konnten.

Unsere Leistungen

Software:

• Online-Registrierung mit verschiedenen Registrierungsgruppen

• Ticketing inkl. E-Mail-Versand

• Meetingraum-Verwaltung

• Hotel-Management

• Vorbereitung verschiedener Auswertungen

• Aufbau und Betreuung technischen Equipments

Hardware:

• 1 Internet Router

• 2 iPads zur Meetingraum-Anzeige

• 2 Infotheken-Plätze

• 6 Barcode-Scanner

• 6 Visitenkartenscanner

Das Ergebnis

Neben der Online-Registrierung inklusive Abwicklung des Ticketings wurde unser SMS-Modul bevorzugt genutzt, um jeden Morgen eine SMS aus dem XFAIR-System an alle für den Tag angemeldeten Mitarbeiter mit Informationen für den Messetag zu senden. Dieses Feature wurde auch zwischenzeitlich in Anspruch genommen, wenn es interne, für das Messe-Team relevante Nachrichten gab. Natürlich freuen wir uns sehr, wenn eine oder mehrere Funktionen unserer Lösungen besonders gerne vom Kunden genutzt werden.

Dank der vertrauensvollen und intensiven Zusammenarbeit in der knapp viermonatigen Vorbereitungsphase, die durch langjährige Erfahrungen miteinander gefestigt werden konnte, können wir auch bei dem umfangreicheren der beiden Aufträge auf der EuroBLECH auf ein erfolgreiches Projekt zurückblicken. Hier zeigte sich erneut, welch großen Vorteil das überaus flexible System von XFAIR mit sich bringt.