IAA Transportation 2024 in Hannover

Die Aufgabe

Die IAA Transportation war für XFAIR ein abwechslungsreiches Unterfangen. Die Anforderungen unserer Kunden beinhalteten zum einen „Klassiker“ wie Hotel- und Mitarbeiter-Management, Stand-Infosysteme und Meetingraum-Verwaltung – zusätzlich zum Druck und der Personalisierung von Namensschildern und dem Aufbau eines zuverlässigen Netzwerks sowie dem Einrichten von Zutrittskontrollen. Außerdem benötigte einer unserer Kunden eine Möglichkeit zur Abwicklung ihres Merchandise-Shops. Zum anderen wurden Lösungen zur Werbemittelausgabe und zur Besucherstrommessung angefragt.

Die Umsetzung

Es gab viel zu tun im Vorfeld der IAA Transportation – dabei betrug die Vorlaufzeit im Durchschnitt rund zwei Monate.
Das EMS Shop-System, welches wir für den Merchandise-Shop eines unserer vier Kunden auf der Messe einrichten durften, beinhaltete nicht nur das zur Verfügung stellen zweier Kassensysteme inklusive EC-Kartenterminals und Barcode-Scannern sowie Bon-Drucker, sondern auch den Import der Bezeichnungen, Bilder und Preise der im Shop angebotenen Produkte in die XFAIR Datenbank. Das Sales-Personal wurde ausführlich in der Handhabung des Shop-Systems geschult, da im Umgang mit monetären Gegenwerten strenge gesetzliche Regelungen zu beachten sind. Als zusätzlichen Service übernahmen wir das Handling der täglichen Bar-Umsätze. Im Nachgang erhielt der Kunde mit dem XFAIR-Reporting eine Zusammenfassung sämtlicher relevanter Kennzahlen, um somit die internen Analysen durchführen zu können.
Für einen weiteren Kunden starteten wir mit dem Import der Mitarbeiter-Datensätze in die hauseigene Event-Management-Software EMS. Diese Informationen wurden nicht nur für den personalisierten Druck der Namensschilder, sondern auch für den Versand personengebundener Informationen, wie beispielsweise die Zeiten der Shuttle-Fahrten, genutzt. Dank der My Event-App von XFAIR konnten diese Informationen gesammelt in einer Lösung abgerufen werden. Weitere Features umfassten eine Chatfunktion, die Anzeige von Hotel- und Meetingraum-Buchungen und ein Telefonbuch. Auch war die Check-In Lösung in die My Event-App eingebunden. Die importierten Daten konnten zudem von den Mitarbeitern an den Infotheken eingesehen werden, sodass die Vermittlung von Besuchern und den für sie zuständigen Standdienstleistenden schnell und effizient abgewickelt werden konnte. Diese Infotheke stattete unser Technik-Team mit drei vollständigen, für alle Eventualitäten gerüsteten Arbeitsplätze aus. An den Meetingräumen montierten sie digitale Anzeigen, die die Auslastung des jeweiligen Raumes ersichtlich machten. Highlight dieser Zusammenarbeit war das Pilotprojekt zum Thema Besucherstrommessung, welches erstmalig von XFAIR installiert, umgesetzt und ausgewertet wurde.

Der dritte Kunde im Bunde entschied sich dafür, über den Import der Mitarbeiter-Daten in das XFAIR-System die Einladungen zur Messe zu versenden. In diese Einladungen wurde zusätzlich der Link zur Online-Registrierung versendet. So konnten sich die Mitarbeiter eigenständig zur Veranstaltung anmelden und die nach Kundenvorstellung erstellten Informationsbögen ausfüllen – dabei wurden auch die Hotelbuchungen veranlasst und über EMS verwaltet. Während der Messe konnte das Personal an der Infotheke auf die hinterlegten Informationen zugreifen, um die Besucher mit den für sie zuständigen Standdienstleistenden zusammen zu bringen. Die Infotheke dieses Kunden staffierten wir mit insgesamt fünf Arbeitsplätzen inklusive Telefonanlage und den nötigen System-Zugängen aus, um die kundeneigenen Meetingräume auf Anfrage zu verbuchen. Damit nur zugelassenes Personal diese Meetingräume und die Räumlichkeiten zur Werbemittelausgabe betreten konnte, richteten wir zweierlei Zutrittskontrollen ein: zum einen konnte mit der My Event-App ein an der Tür angebrachter QR-Code eingelesen werden, woraufhin bei Erlaubnis sich das Türschloss öffnen ließ. Zum anderen konnte beispielweise das Catering-Personal seine Namensschilder mit RFID-Tag an die entsprechenden Lesegeräte halten, um sich Zutritt zu dezidierten Räumlichkeiten zu verschaffen. Neben den Namensschildern erhielt die Catering-Crew außerdem Smartwatches, die auf die in den Meetingräumen hinterlegten Rufsender reagierten. So konnten die Standmitarbeiter unseres Kunden während einer Besprechung problemlos für das leibliche Wohl ihres Gegenübers sorgen. Natürlich konnten Bestellungen auch direkt mit der XFAIR Catering-App genutzt werden, die in die My Event-App integriert wurde. Weitere Features der My Event-App beinhalteten die Chat-Funktion, das Telefonbuch und das Dokumenten-Handling.
Beim vierten und letzten Kunden spielten wir eine weitere Online-Registrierung mit vorherigem Einladungsversand mit Hilfe importierter Mitarbeiter-Daten durch. Hier übernahm das XFAIR Customer Care Team die Hotel-Verwaltung für den Kunden. Auch hier statteten wir die Infotheke mit Arbeitsplätzen und Druckern aus und stellten ein Netzwerk zur Verfügung. In den Meetingräumen, die über EMS verwaltet wurden, richteten wir so genannte Konferenzspinnen ein, sodass auch digital an den Besprechungen teilgenommen werden konnte.

Unsere Leistungen

Hardware:

• 2 Kassensysteme

• 2 EC-Kartenterminals

• 2 Bar-Code-Scanner

• 2 Geldschubladen

• 2 All-in-One Touch PCs

• 3 Infotheken

• Drucker

• >2 Bon-Drucker

• 1 Mail-to-Print

• 3 Back-Office/Infotheken-Drucker

• Namensschilder

• Besucherstrommessung

• WLAN-Netzwerk

• LAN-Verkabelung

Software:

• Online-Registrierung

• Hotel-Management

• Standmanagement-System

• Werbemittelausgabe

• Shop-System

• Besucherstrommessung

• Meetingraum-Verwaltung inklusive –Anzeigen

My Event-App mit:

• Zutrittskontrolle

• Check-In

• Catering

• Allgemeinen Informationen

• Telefonbuch

• Chat-Funktion

• Hotel-Informationen

• Meetingräumen

• Nachrichten