Spielwarenmesse 2025 in Nürnberg

Die Aufgabe

Bei der Spielwarenmesse suchte unser langjähriger Kunde nach Lösungen für die Handhabung der Anmeldungen seiner weltweit agierenden Mitarbeiter zur Veranstaltung. Damit einhergehend sollte der Ticketversand und die gegebenenfalls nötigen Visumsunterlagen geregelt werden. Die Unterbringung der Messediensthabenden sowie diverser externer Dienstleister war ebenfalls ein Anliegen, um welches sich im Vorfeld gekümmert werden sollte.
Ein besonders wichtiger Anspruch während der Messe war es, den Zugang zum Messestand nur geladenen Gästen möglich zu machen. Auch dafür suchte unser Kunde nach einer schlüssigen und unkomplizierten Lösung. Die zuvor geplanten Kundentermine am Stand sollten verwaltet und am jeweilig gebuchten Raum angezeigt werden können. Damit die Besucher und Mitarbeiter ihre persönlichen Gegenstände während ihrer Zeit auf dem Messestand sicher verwahren konnten, galt es eine Schließfach-Zuteilung zu koordinieren und vor Ort zu betreuen.

Vor Ort Betreuung wünschte sich der Kunde dieses Mal auch für die Infotheke, die nicht nur technisch ausgestattet, sondern auch mit erfahrenem Personal besetzt werden sollte. Zu guter Letzt galt es, die sich am Stand befindlichen Personen mit Namensschildern auszustatten.

Die Umsetzung

Um diese umfangreichen Anforderungen umzusetzen, konfigurierte das Customer Care-Team eine Online-Registrierung mit den kundenspezifischen Abfragewerten für die Mitarbeiter, die sich im Vorfeld für den Messedienst anmelden sollten. Im Zuge der Registrierung konnten sie den Bedarf an einer Hotelunterkunft und gegebenenfalls einer Visumseinladung mitteilen. Der Kunde erhielt zu unterzeichnende Unterlagen für letztere sozusagen häppchenweise, sodass die Abwicklung kundenseitig ohne größere Umstände zu erledigen war. Die Hotelkontingente verwaltete das Customer Care-Team in enger Zusammenarbeit mit dem Ansprechpartner beim Kunden. Auch während der Messe stellte XFAIR seine Services zum Guest-Management zur Verfügung. Zudem lief der Ticketversand für die Ausstellerausweise an die Standmitarbeiter ebenfalls über die XFAIR Online-Registrierung.

Die eingeladenen Gäste nutzten ebenfalls die Vorab-Registrierung, konnten diese aber auch am Besuchstag nachholen. Zu diesem Zweck wurden an der Infotheke QR-Codes zur Verfügung gestellt, die nach dem Scannen zur Vor-Ort-Registrierung führten. Logischerweise wurden bei dieser Registrierungsgruppe keine Hotel- oder Visumsfragen gestellt. Für die im Vorfeld registrierten Mitarbeiter und Besucher lagen die Namensschilder bereits an der Infotheke bereit. Die frisch registrierten Personen konnten an den beiden Self-Service-Stelen ihre Badges selbst bedrucken – ein recht neues Angebot in Sachen Hardware bei XFAIR. 

Unsere Leistungen

Hardware:

• Auf- & Abbau der Arbeitsplätze für Infotheke

• Meetingraum-Verwaltung inklusive -Anzeigen

• Konfiguration und Auf-/Abbau der Self-Service-Stelen

• Vor Ort-Betreuung vor, während und nach der Messe

Software:

• Online-Registrierung inklusive Visumseinladungen & Ticketing für Mitarbeiter und Kunden

• Hotel- & Guest-Management für Mitarbeiter und Externe

Das Ergebnis

Nach über acht Monaten Vorlaufzeit in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden und fünf Tagen Aufbau am Messestand ging es endlich los – die Spielwarenmesse 2025!

Die Self-Service-Stelen und Infotheken-Arbeitsplätze standen bereit und wurden mit erfahrenem XFAIR-Personal besetzt, um den Andrang der Besucher professionell und effizient zu bewältigen.
Die Registrierung diente nicht nur zur Planungshilfe im Vorfeld, sondern auch als Teil der Zutrittskontrolle während der Messe. Nach abgeschlossener Registrierung konnte ein Namensschild mit den angegebenen Informationen und personenbezogenen QR-Code bedruckt und ausgehändigt werden. Bei Betreten des Standes musste dieses der mit iPhones und der XFAIR Check-In-Lösung ausgerüsteten Security vorgezeigt werden. So konnten die Kollegen sicherstellen, dass die Anmeldung vollständig absolviert und nur berechtigtem Personal Zugang zum Messestand gewährt wurde. Die ebenfalls von XFAIR besetzte Schlüsselausgabe für die auf dem Stand befindlichen Schließfächer stellte sicher, dass Besucher wie Mitarbeiter sich ganz auf ihre Gespräche und die Ausstellung konzentrieren zu können, ohne ständig ein Auge auf ihrem persönlichen Hab und Gut haben zu müssen.

Insgesamt können wir auf ein spannendes, weil komplexes, Projekt zurückblicken, bei dem das vielseitige Portfolio von XFAIR zum vollen Einsatz kam. Projekte wie dieses stellen ein ums andere Mal unter Beweis wie problemlos die einzelnen Lösungen – Software wie Hardware – ineinandergreifen können.
Ein besonderes Highlight der Spielwarenmesse war die Führung über den der Öffentlichkeit nicht zugänglichen Messestand, die wir freundlicherweise erhielten. Was uns aber natürlich am meisten freut, ist das allgemein äußerst positive Feedback für den Rundum-Service und Vor-Ort-Support von unserer Ansprechperson.

Wenn auch Sie sich bei zukünftigen Veranstaltungen auf die Unterstützung eines kompetenten Teams mit komplexen Lösungen sowohl im Hardware- als auch Software-Bereich an Ihre Seite holen möchten, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Hierfür können Sie das Kontaktformular, E-Mail oder aber auch ganz klassisch das Telefon nutzen.