Texcare 2024 in Frankfurt

Die Aufgabe

Die IAA Transportation war für XFAIR ein abwechslungsreiches Unterfangen. Die Anforderungen unserer Kunden beinhalteten zum einen „Klassiker“ wie Hotel- und Mitarbeiter-Management, Stand-Infosysteme und Meetingraum-Verwaltung – zusätzlich zum Druck und der Personalisierung von Namensschildern und dem Aufbau eines zuverlässigen Netzwerks sowie dem Einrichten von Zutrittskontrollen. Außerdem benötigte einer unserer Kunden eine Möglichkeit zur Abwicklung ihres Merchandise-Shops. Zum anderen wurden Lösungen zur Werbemittelausgabe und zur Besucherstrommessung angefragt.

Die Umsetzung

Bei diesem Projekt galt es zunächst den Import der bereitgestellten Mitarbeiterdaten vorzunehmen, sodass diese übersichtlich in unserer Event Management Software (EMS) dargestellt werden konnten. Im Anschluss erhielten unsere Ansprechpartner auf Kundenseite Zugang zur Hotel-Management-Lösung von XFAIR. Da die diesem System zugrundeliegende Datenbank individuell pro Kunde und Event angelegt wurde, war sichergestellt, dass wir dem Datenschutz laut DSGVO gerecht wurden. Dies ist übrigens eine Maßnahme, die bei all unseren Kunden – unabhängig von deren Zugängen zu unserem System – eingehalten wird. Das Customer Care Team von XFAIR schulte die Verantwortlichen ausführlich im Umgang mit unserem Hotel-Management-Tool, stand aber selbstverständlich für Rückfragen jederzeit zur Verfügung. Die Schulung umfasste bei diesem Projekt das Einpflegen und Bearbeiten der Hotelkontingente, die Verwaltung der Buchungen sowie das Versenden der Buchungsbestätigungen. Für letzteres stellten wir ein E-Mail-Template zur Verfügung, welches den Versand der E-Mails im Corporate Design (CD) des Kunden aus dem XFAIR-System ermöglichte.

Der in der Lead-App hinterlegte Lead-Bogen wurde nach Kundenwünschen konfiguriert, sodass die vor Ort aktiven Mitarbeiter einheitliche Datensätze ohne großen Aufwand erfassen konnten. Diese Datensätze konnten von den Verantwortlichen mit Zugängen zum System überprüft und gegebenenfalls nachbearbeitet werden. Mit dem XFAIR Lead-Management konnte nach Tagesabschluss ein aktuelles Reporting zur Auswertung heruntergeladen werden.
Die Standmitarbeiter erhielten bei Ankunft auf dem Messestand im Vorfeld bedruckte Namensschilder, die sie gegenüber den Besuchern als Ansprechpartner auswiesen. Dieses Mal mit der Besonderheit, dass das Material der Namebadges Holz war. Ein weiteres besonderes und vor allem praktisches Gadget waren auf der Texcare die beiden Ladestationen für Mobiltelefone, die XFAIR am Messestand aufstellte. Hier konnten Mitarbeiter wie Besucher ihre Telefone und elektronischen Geräte für eine gewisse Zeit an das Stromnetz anschließen und aufladen.

Unsere Leistungen

Hardware:

• Namensschilddruck

Software:

• Lead-App

• Hotel-Management

Das Ergebnis

Mit Hilfe unseres Hotel-Management-Tools konnte unser Kunde vier Hotelkontingente in ebenso vielen Hotels verwalten und damit bis zu 210 Zimmer pro Nacht verbuchen. Dabei konnten die verantwortlichen Koordinatoren stets auf den XFAIR-Support unseres Customer Care Teams zählen. Mit unserer Lead-App konnten innerhalb von nur vier Messetagen über 1.000 Leads generiert werden.
Wenn Sie mehr über das XFAIR-Portfolio erfahren möchten oder gezielte Fragen zu unseren Leistungen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Dazu steht Ihnen unser Kontaktformular zur Verfügung. Sie können uns natürlich auch per Telefon oder mit einer E-Mail erreichen.